Cara Mengundang Pembicara Seminar dengan Etika yang Benar
Seorang pembicara seminar tentu memiliki kemampuan yang ahli dalam memotivasi seseorang baik itu karyawan, manager, top eksekutif, praktisi maupun pemilik perusahaan.
Berikut beberapa cara untuk mengundang pembicara seminar . Tata Cara mengundang pembicara seminar, workshop atau pelatihan yang harus anda perhatikan, di antaranya sebagai berikut:
1. Persiapkan Materi
Mempersiapkan materi atau menentukan tema yang akan digunakan dalam seminar merupakan langkah awal yang harus di lakukan agar tujuan dari seminar bisa terlaksana dengan baik dan sukses.
2. Mendata Pembicara
Anda harus melakukan riset untuk membuat list rekomendasi pembicara yang cocok dengan tema untuk mengisi seminar atau workshop dan yang pasti harus kompeten di bidangnya. Anda juga wajib cari informasi terlebih dulu tentang calon narasumber apa lagi di jamaan saat ini sudah sangat mudah untuk mendapatkan info dari media sosial atau website resemi.
3. Menghubungi Pembicara
Sangat di sarankan untuk melakukan komunikasi dengan calon narasumber jauh-jauh hari sebelum acara dilaksanakan, idealnya seminggu atau 1 bulan sebelum acara dilaksanakan.
Ingat, tetaplah menggunakan bahasa yang sopan. Terlebih jika Anda belum mengenal pembicara tersebut. Hal ini sangat seringkali terjadi ketika panitia atau yang mewakili mendapatkan mandat untuk mengirim pesan pada pembicara yang berasal dari dosen atau narasumber luar kampus, justru mengirimkan pesan bernada santai dan kurang ada kesan hormat, justru memberikan kesan pertama yang buruk:
- Ucapkan salam atau menyapa dengan sopan.
- Biasakan menggunakan mohon maaf, permisi dan tolong.
- Perkenalkan diri atau tunjukan dengan jelas identitasmu.
- Jelaskan tujuanmu menghubungi.
- Kirimkan juga TOR (Term of Reference) Acara dan Rundown Acara/Teknis
- Akhiri dengan terima kasih.
Download - Contoh TOR (Term of Reference) Acara
Download - Contoh Rundown Acara/Teknis
Baca Juga: Definisi TOR/Term of Reference, Isi dan Cara Membuatnya
4. Membuat Undangan
Saat ini mengundang pembicara seminar cukup melalui whatsapp saja dan beres, namun tidak bisa asal mengirim pesan, ada aturan yang harus di perhatikan. Jika anda baru pertama kali mengundang pembicara seminar, sangat disarankan untuk membuat Undangan resmi yang formal yaitu harus memiliki kop surat, tanda tangan dan cap surat.
Download - Contoh Undangan Resmi Permohonan Narasumber
5. Memberikan undangan kepada pembicara
Langkah terakhir adalah mengirim undangan kepada pembicara. ada baiknya anda hubungi terlebih dahulu pembicara untuk mengetahui keberadaan si pembicara, dan konfirmasikan juga surat di kirim langsung ke tempat atau via email.
6. Menunggu Surat Balasan
Biasanya jika yang di undang adalah orang perusahaan makan pastinya akan ada surat balasan resmi juga yang akan di kirim ke alamat kita atau langsung via live chat.
7. Meminta Surat Tugas
Surat tugas ini biasanya akan di bawa langsung oleh narasumber di hari yang sudah di jadwalkan.
Terima Kasih!
Post a Comment