Definisi TOR/Term of Reference, Isi dan Cara Membuatnya
 |
| Penulis by safira.olg.link |
OLG Indonesia, Banyak banget nih yang masih kurang asing dengan istilah TOR, apakah mungkin diantara salah satunya itu anda?? Mungkin istilah ini masih lumayan asing ya. Kepanjangan TOR adalah term of reference adalah istilah dalam bahasa inggris untuk kerangka acuan atau istilah ini biasa di disebut juga KAK(Kerangka acuan kerja).
Definisi TOR
TOR adalah Gambaran dan rincian dalam bentuk berkas dokumen mengenai landasan,tujuan, dan stukutur proyek yang akan dilaksanakan. TOR disusun berdasarkan kaidah what, why, who, when, where,how, dan how much.
Simpelnya jika kamu ingin mengadakan sebuah kegiatan atau proyek kamu harus mempunyai alasan yang kuat dan tujuan kenapa kegiatan tersebut harus dilaksanakan, itulah yang kemudian perlu Ditunggangkan dalam bentuk TOR.
Tujuan pembuatan TOR
Tujuan TOR adalah untuk pencapaian yang ingin diraih oleh semua pihak setelah proyek rampung. Ada beberapa tujuan dasar yang menjadi fondasi pembuatan TOR. Tujuan tersebut ditetapkan agar tidak ditemukan ketidaksesuaian yang sudah direncanakan dan diharapkan memiliki keuntungan bagi audiens.
Manfaat Pembuatan TOR
Pembuatan term of reference memiliki manfaat dengan TOR pimpinan dapat mengetahui aktivitas karyawan lakukan sekaligus dapat mengendalikan aktivitas yang dilakukan karyawan tersebut. TOR Sebagai dasar perhitungan audit bagi pihak manajemen dan keuangan yang menjadi alat untuk merencanakan anggaran perencanaan proyek dan menyajikan informasi mengenai kegiatan proyek pekerjaan meliputi proses persiapan hingga hasil dari pengerjaan sebagai penilaian kualifikasi dari sebuah proyek.
Berikut elemen yang memuat 5W+2H dalam penyusunan TOR:
1.Latar Belakang
Bagian ini menjelaskan(why) latar belakang pelaksanaan sebuah konsep dan ide proyek yang akan dilaksanakan dengan secara detail dan rinci. Menjabarkan visi misi proyek dan pemaparan peran masing masing dalam aktivitas proyek.
2. Maksud dan Tujuan
Tujuan (why) proyek dalam tor biasanya memuat pencapaian yang ingin di raih semua pihak. Tuliskan apa hasil akhir yang diharapkan dan manfaat yang bisa didapatkan dari proyek.
3. Uraian Kegiatan
Bagian uraian kegiatan menjelaskan apa saja kegiatan yang ingin laksanakan serta menjelaskan batasan batasan kegiatan.
4. Metode yang Digunakan Proyek
Penjelasan mengenai (how) proyek tersebut dilaksanakan serta menggunakan metode,tahapan pelaksanaan disertai dokumen pendukung hasil wawancara,data, workshop dan laporan hasil observasi yang sudah atau perlu dilakukan terkait dengan rencana proyek dan mencakup isi dan durasi sebuah proyek.
5. Jadwal dan Tempat
Pada komponen ini menjelaskan (where) dimana dan (when) kapan untuk melakukan kegiatan tersebut yang menjelaskan dimana ,kapan dan berapa lama kegiatan tersebut dilaksanakan.
6. Produk
Apabila dalam penyusunan kegiatan menghasilkan sebuah produk(what) maka harus dijelaskan mulai dari perencanaan ,proses hingga kepada tahap akhir maupun persentase hasil.
7. Tim Evaluasi
Uraian data (who) siapa saja yang tergabung dalam pengerjaan proyek yang disertai kelengkapan keterampilan dan kemampuan masing masing anggota. Bagian ini juga bisa dicantumkan pengalam serta berapa jumpa anggota tim evaluasi.
8. Logistik dan Anggaran
Tentu dalam pelaksanaan kegiatan memiliki anggaran untuk itu harus menyusun Rencana anggaran biaya(RAB) secara lengkap dan rinci selama proyek berjalan. Masukkan rincian mengenai berapa (How Much) nominal yang diperlukan untuk memperlancar jalannya proyek. Contoh kebutuhan dalam kegiatan seperti internet, wifi, transportasi lain sebagainya.
9. Pelaksana dan Penanggung Jawab
Selain penyusunan tim juga perlu mencantumkan siapa petugas penanggung jawab dalam proyek(who).
Cara membuat TOR
Dalam penyusunan TOR tentu perlu dipersiapkan semaksimal mungkin agar informasi yang disampaikan dapat dipahami oleh berbagai pihak yang terkait.berikut langkah langkah membuat TOR:
Membuat Judul
Dalam membuat judul proyek kegiatan harus mengacu kepada judul yang akan dilaksanakan pemilihan judul pun harus sangat diperhatikan agar judul tersebut mudah dipahami oleh pihak yang mendengar ataupun membacanya.
Menuliskan Latar Belakang
Tentunya latar belakang selalu ada di bagian awal dokumen oleh sebab itu latar belakang ditulis dengan rapi dan sebaik mungkin dan untuk istilah istilah bahasa pun harus bisa dimengerti oleh pembacanya. Meskipun latar belakang harus ditulis secara lengkap bukan berarti menulis latar belakang dengan terlalu panjang lebar maupun terlalu pendek tapi dengan latar belakang masalah adalah informasi yang tersusun sistematis sehingga pembaca mengerti maksud dan tujuan dalam kegiatan tersebut.
Sebutkan Tujuan dan Isi TOR
Setelah anda menjelaskan maksud dari proyek yang relevan langkah selanjutnya yaitu memaparkan tujuan dan isi dari TOR tersebut. Dalam bagian tujuan dari kerangka acuan atau term of reference adalah bagian yang harus bisa menjelaskan pencapaian apa saja yang diinginkan pada setiap tahap proyek. Dan isi pastikan jangan ada yang terlewatkan misalnya anggota tim dan yang bertanggung jawab dalam penugasan pelaksanaan proyek.
Perhitungan Anggaran
Tentunya dalam penyusunan TOR yang tidak boleh terlewatkan yaitu anggaran. Anggaran perlu dibuat rancangang agar dana pengeluaran dapat dipertanggung jawabkan. lampiran rencana keuangan secara detail dan sistematis agar tidak terjadi kesalahpahaman. Nantinya, rencana keuangan atau rencana anggaran ini akan bisa digunakan oleh pihak akunting atau pihak manajemen untuk melakukan evaluasi keuangan dan juga dalam proses pembuatan laporan keuangan.
Demikianlah uraian singkat mengenai TOR (Term of Reference) serta manfaat dan cara membuat TOR. Artikel ini diharap mampu memberikan Anda sedikit pemahaman dasar tentang apa TOR (Term of Reference) dan bagaimana TOR berperan penting dalam project management.
Post a Comment